Общее описание

На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" плана счетов бухгалтерского учета собирается "информация" о долгах физических лиц по выданым денежным средствам под отчет. 

Очень часто организации надо оперативно приобрести материалы, товары или услуги у небольших организаций или направить сотрудника в командировку, где размер трат определить сразу не представлятеся возможным. В таких случаях по указанию руководителя сотрудник организации получает приблизительную сумму наличных денежных средств, а после приобретения необходимого товара или услуги возвращает остаток средств в кассу организации.

Если нам надо узнать всю "информацию" о том, какие физические лица не отчитались по ранее выданным авансам на покупку товаров, материалов или услуг, то смело изучаем счет 71 с использованием базовых отчетов в программе 1С (оборотно-сальдовой ведомости, анализа счета, карточки счета).

Проводки + документы 1С 8.3

ВЫДАЕМ денежные средства под отчет

Проводка Д. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - К. 50 "Касса"

Описание: проводками мы зафиксировали "информацию" о возникновении обязательства сотрудника отчитаться по выданным денежным средствам и проводками мы зафиксировали "информацию" о расходах наличных денежных средств (счет 50) из кассы организации.

Сумма: сумма выдачи

Документ 1С 8.3: док."Выдача наличных" 

ФИКСИРУЕМ расходы по потраченным средствам, выданным ранее под отчет

Проводка Д. 26 "Общехозяйственные расходы" - К. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 

Описание: проводкой мы зафиксировали "информацию" о возникновении расходов (счет 26) и проводкой мы зафиксировали "информацию" об уменьшении задолженности сотрудника по подотчетным суммам (счет 71).

Сумма: сумма расходов по документам

Документ 1С 8.3: док."Авансовый отчет"